程式檔案的作用非常重要且多樣，主要體現在以下幾個方面：
規定質量活動。程式檔案詳細規定了影響質量的各項活動，包括活動的方法和評定準則，確保這些活動處於受控狀態。
明確責任。程式檔案闡明與質量活動有關人員的責任，包括職責、許可權和相互關係，為執行、驗證和評審質量活動提供依據。
確保合規性。通過程式檔案的規定和執行，可以確保實際運作符合要求，提高工作效率和質量。
技術細節的記錄。程式檔案應包括管理體系的一個邏輯上獨立的部分，如一個完整的管理體系要素或其中一部分，或涉及一個以上管理體系要素並相互有關的一組活動。
促進管理正規化。程式檔案有助於公司內部各種質量活動和質量工作的規範化，提高工作效率和質量。
協調內部活動。程式檔案對涉及各個部門的接口問題作出明確規定，使各部門能夠相互配合，促進工作的順利進行。
數據和信息的存儲。程式檔案不僅包含指導如何進行特定任務的指令，還可能包括實現特定功能的代碼、數據、資源以及相關的元數據，這些共同構成了程式檔案的完整體系。
檔案控制。確保所有與質量體系有關的檔案處於受控狀態，防止使用無效版本的檔案，保證質量體系的有效運行。
總的來說，程式檔案是確保質量管理體系或電腦程式正確、有效運行的關鍵工具，它們在組織的管理和技術的實施中扮演著不可或缺的角色。