撰寫道歉信時，應遵循以下步驟：
稱謂。在信的開頭，明確寫出收信人的姓名或職位，如“尊敬的XX先生/女士”或“尊敬的領導”。
正文。正文部分應誠懇地說明造成對方不快的原因，表達歉意，並說明你對此事的感受和認識。可以適當地解釋事件的背景或原因，但關鍵是要表達出你願意承擔責任和改善關係的願望。例如，“由於本酒店工作的疏忽，給您帶來了不便，在此表示歉意。”
表達改進的意願。如果你知道如何改進，可以在信中提出具體的解決方案或承諾，如提供補償、採取措施防止類似事件再次發生等。
結尾。在信的結尾，再次表達歉意，並表示願意接受任何形式的批評或建議。同時，可以表達對對方理解和原諒的期待，如“希望您能配合我們和諒解我們。”
署名和日期。在信的結尾處簽名並註明日期。
道歉信的目的是爲了解決衝突和恢復關係，因此確保語言真誠和具有同理心是非常重要的。同時，避免過於冗長或過於直白地指出對方的錯誤，以免引起不必要的矛盾。