在日本丟失護照時，應採取以下步驟：
立即報案：儘快前往當地的警察署報案，說明護照丟失的情況，並獲取遺失證明。
準備必要文件：準備護照複印件、在留卡原件及複印件、兩張白色背景的證件照等文件。
前往大使館：攜帶警察署開具的遺失證明和其他準備好的文件，前往中國大使館或其他相關國家的使館申請補辦護照或旅行證。
申請旅行證：如果需要緊急回國，可以在大使館申請旅行證，這是回國時必要的文件之一。
等待新護照或旅行證：完成上述步驟後，耐心等待大使館的處理，通常需要幾個工作日。
聯繫航空公司：如果需要更改機票信息，應及時聯繫航空公司。
請注意，大使館發放的不是護照，而是一種臨時使用的旅行證，直到新護照製作完成。在整個過程中，保持冷靜並儘快採取行動是關鍵。