製作信函的基本步驟如下：
確定信函的目的和內容。發函的目的是單位之間或單位與個人之間商洽工作、溝通信息、發出邀約、詢問事項、答覆問題等。需要根據溝通的內容明確發函的目的，並準確把握寫作函的意圖。
準備素材。圍繞信函中涉及的事項準備素材，包括收集背景資料和信息。
撰寫和修改信函。應當開門見山、簡潔明了、條理清楚，表達準確。行文上要平鋪直敘，語言上要簡潔平實，態度上要平和有禮。
製作信函的格式。函通常包括標題、稱呼、開頭、正文、結尾、署名等部分。
使用郵件合併功能（如需傳送多封個性化信函）。在Word中，可以通過郵件合併功能插入變化的數據，如收件人的姓名和稱謂。這需要準備一個包含客戶信息的數據源檔案（如Excel檔案），然後在Word主文檔中使用郵件合併功能插入這些信息。
保存和列印信函。完成信函的撰寫和格式設定後，保存檔案並準備列印或傳送。
以上步驟涵蓋了從構思到完成信函的全過程，確保了信函的內容準確、格式規範，並實現了個性化通信的需要。