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外貿單證員實習周記

在外向型企業,“單證員”大多是一個介於“業務員”和車間之間的人物,單證員不是業務員,他沒有業務員“接單”的重壓;他不是經理,沒有生產任務的煩惱,在企業里幾乎算不上是一個什麼“官”,但是,“權力”卻大得很。

跑計畫、跑車間、跑銀行、跑運輸行、跑商檢、跑保險、跑商會、打單子等等一系列工作,都是單證員分內的活,聯絡的人又都不是單證員的“頂頭上司”,誰也“管”不了他——不用看別人的臉色行事,反而,“別人”卻要圍著你轉,這就是單證員自鳴得意的地方。

公司一切業務活動都是以“訂單”為核心運作的,而單證員在裡面起到“關鍵”作用。

拿破崙說:“不想當將軍的士兵,不是一個好士兵。”當好單證員正是當一個“好老闆”的開始,當你對契約、訂單、生產、運輸、結匯等一系列工作都了如指掌的時候,有誰還會說你不是當老闆的“料”呢?沒有當過業務員、沒有當過單證員的“老闆”是難以想像的,而單證員正是業務員的助理,他是“候補業務員”,真正的“老闆”從單證員開始,此話一點都不虛構。

廠里所謂的“核心機密”,其實也就是客戶資料、專項技術。對於多數人都會“保密”,但是,對單證員不會。因為,單證員每天都在經手客戶資料,公司里別人如果“跳槽”,老闆聳聳肩,會說:“再招一個進來。”但對於單證員,老闆不會說得那么“輕鬆”,因為單證員不僅掌握著寶貴的“客戶資料”等公司“機密”,而且對於公司的整個運作“洞察一切”。

作為一個合格的單證員,他必須懂得英文;必須熟悉整個生產流程;必須頭腦機敏。多數單證員同時也是經理的助手,是老闆心目中的“能人”,是工人“崇拜”的偶像。別人看不懂的洋文單子,他卻“熟能成誦”,並且把這些“彎彎道道”、費解的外語檔案、英文報表處理得頭頭是道。

剛剛結束了大四第一學期的期末考試,緊接著就是我們大學四年里所必須經歷的階段--實習。這是我們每個畢業生的必修階段,也是我們踏入社會的基礎及作為就業的一個重要預演,同時也是現代社會用人單位招聘人才的一個重要條件。

工作單位早在第一學期就已搞定,免去了在人才市場與人擁擠的麻煩,真是省事不少啊,也節約了很多時間。剛進公司工作的,做的都是一些非常簡單的事,無非就是複印檔案、收發傳真、快件、給要用的單子蓋章、同時也兼帶一些雜活,一周的工作在輕鬆和忐忑中度過,總希望能儘快接觸到與我們專業有關的事情,不過機會會有的,我相信。

真是太好了,我們外銷部經理終於讓帶我的師傅教我做他們平時做的事情了。不過一開始的激動慢慢的轉化為擔心,因為我們要做的事情並沒有我想像的那么簡單。

從做發票和箱單開始學起,由於這些都是定艙、報關、客戶清關所需資料,所以在做的時候就要格外的小心,單子的製作都還是比較簡單的,但光核對數據著一項往往要花去我很多時間,有時會有頭昏腦脹的感覺,此時就要稍微休息一下,以免出錯。這一周的工作也還算比較順利,萬歲!

由於帶我的師傅在兩周后就要離開,我要接替他現在所做的工作,所以,這周的工作顯得非常的複雜,所有的事都要用心學,用心用。

似乎這周經理想要故意為難我似的,總是問一些我不知道該怎么回答的問題,都是在師傅的提示下找出資料,回答經理的問題,我這才發現單證員並沒有平時在學校里學的那么簡單。單證員不僅要負責出口商品的整套單據,還要當經理的半個秘書,有問必答,還需要調節生產部和外銷部的關係,協調發貨。單子方面的問題自然不是什麼大問題,但是一涉及到其他方面的問題,我就不知所措了,看來著方面的經驗要趕緊培養的,加油!

過年之前的最後一周,我的工作也頻頻出差錯,先是分不出自營出口還是轉出口的定單,然後不知道貨的型號和價格,弄的自己在經理問的時候手忙腳亂,幸虧還好,這周的貨出的不多,沒有另一方面的壓力可以全身心的對付這幾個問題。

及時找出問題,我就全身心對付,首先從定單開始下工夫,了解全方位的信息,以防不時之需,也方便自己快速準確的找到自己所需要的信息。同時針對自己經常出差錯的問題對症下藥,效果也比自己手忙腳亂的時候有效率的多。放假了也該好好整理一下自己的腦袋了,以後做事更要認真仔細了。

新的一年,新的開始!我的工作也在新的一頁展開,獨立的工作確實能很快的讓自己長大,這是我新年第一周的新體驗。

師傅的離職不得不讓我開始承擔一個單證員所要做的所有事情。雖然已經實習了一個月了,對公司的流程也有了較好的了解,但畢竟還算是一個新人,一般的工作算是沒有什麼大問題了,但一些細節方面的問題具體處理起來還是會遇到不小的壓力,但寬鬆的工作環境給了我莫大的幫助。第一次在沒有任何人的幫助下完成工作真的受益匪淺,要努力以後做的更好。

轉眼在飛尼斯已經實習了一個半月了,現在對公司的各部門人員及工作流程也有了相對較好的了解,這些對自己的工作豆油莫大的幫助。不過,由於工作時間尚短,對各方面的工作並沒有達到熟悉的程度,所以,對於經理那些似乎有點不知來歷的問題頭痛不已,每次都要翻閱資料才能回答經理的問題,因此也遊樂來自經理的責備和教誨,心中多少有些不平衡。幸虧有總經理的疏導和寬慰,讓我不要心太急,現在不熟悉也是正常的,一些開導我的話,化解了我對經理的不滿,要不然,我真有想要逃走的念頭,但我不能做一個逃兵,畢竟,找個好一點的實習單位也沒有那么容易,要加油喔1不能放棄。

這周的工作較為繁忙,工作中也未出現差錯。經過一個多月的磨練,我也終於可以獨擋一面了,但其中的幾個小插曲不得不讓我再次有緊迫感。

由於公司先正值發展階段,要不斷的發展新客戶維持老客戶,所以經常會有老外的登門到訪及電話問候,作為實習生,我很有幸的接待了幾次外國客戶,雖然我不用說什麼,但每次看到經理他們用非常流利的英語跟老外談生意時,我不的不慚愧自己那蹩腳的英語。我想,這就是工薪階層和白領的最大不同,想對於白領,我還有很多工作要做,所以想要在以後的工作更出色,學好本領還是相當重要的。

幾筆單子做下來以後,熟練程度已強化了很多,經理問的問題基本上也能回答的比較快,象每一筆出口的目的國,金額、出什麼貨、多少箱、船期等諸如此類的問題以難不倒我,經理對我的表現也頗為滿意。

接下來要做的不僅僅是在業務上提升自己的熟悉程度,還要在英語口語方面得到更大的加強。同時,在日常工作中,不僅要處理好與上司的關係,也要處理好與別的部門(eg:生產部,財務等部門)的關係,調節好生產與發貨,付款等各方面的問題。不過周末的到來總是讓人興奮的,有時一個超棒的周末。

一個月的月底總是讓人很忙碌,統計結束了,協調也沒有問題。工作上了正軌,似乎一切都變的平凡起來,但工作要穩當、細心、不能出差錯總是縈繞在我的耳邊,記在我的心裡。我是不會允許自己在業務上出現什麼差錯,否則後果誰也承擔不起這個後果。  這星期的一筆單子又讓我學到不少東西,在這次交易中,出貨比計畫少了十多箱,()這就涉及到報關和收匯不一致的情況,這時除了報關的通關單子外,我們還要另外準備一份給客戶的結匯單子,這樣就不會產生利益摩擦問題了。這些都是在平時的課程當中學不到的東西,在以後的工作中還會碰到很多我從未學過的東西,要讓自己更快的成長。

實習即將進入尾聲,這不得不讓自己對以後的去向有所考慮,有所擔憂。  在這兩個多月的實習當中,確實學到了很多,見識了很多。但實習的結束讓我不得不面對現實,現在大學生人潮如涌,想找一份做的開心工資待遇又好的單位確實不太現實,在飛尼斯做的還算比較開心,但薪水卻並不如我意,但我只是個還沒畢業的本科生而已,在走出學校、踏入社會時只能先以積累經驗為主,其他的應該較少的考慮,畢竟,我們除了年輕什麼資本都沒有。但不管是去是留,我都會好好乾完下周的工作,做到再其職做其事。

實習在很圓滿的情況下結束了,十一周的實習也讓我對公司產生了一定的感情,在實習馬上結束的時候,方總向我拋來了橄欖枝,希望我留下來繼續為公司服務。聽到這個訊息我自然喜笑顏開,在方總找我談話的時候,我莫名的緊張,但與老總交流完後總算長長抒了一口氣,老總說我除了英語補台好以外,還是個非常值得培養的畢業生,聽了這些話當然比加薪都舒服。

我現在已經非常自信,自信的做好所有需要我做的事,因為我並沒有因為實習的結束而結束我的工作,也並沒有是一個還沒有正式畢業的畢業生,而得不到老總的肯定,他們的表揚對我來說就是對我現在工作的肯定,以後我會跟努力的生活、學習、工作。

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